Việc làm chủ công văn, thích hợp đồng, văn bản… trong số đơn vị hành chính, những công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt vẫn giúp bọn họ làm bài toán hiệu quả, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, tránh nhầm lẫn, không nên sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như xử lý các vấn đề phát sinh được xuất sắc hơn. Tuy vậy hầu hết bọn họ không gồm sẵn phần mềm quản lý quá trình này, mà yêu cầu tự thống trị bằng Excel. Sau đây Học Excel Online đang hướng dẫn các bạn cách làm chủ công văn, hợp đồng trên Excel. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

1. Những công việc cần làm để quản lý công văn, hợp đồng

Văn bản, sách vở, hợp đồng … gọi thông thường là văn bản trong doanh nghiệp, ban ngành hoàn toàn rất có thể chia có tác dụng 3 loại chính :Công văn đến: Đối tượng từ phía bên ngoài gửi văn bạn dạng tới cho cái đó ta để làm việcCông văn đi: chúng ta gửi văn bạn dạng cho đối tượng mặt ngoàiVăn phiên bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, các đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, cơ quanCông văn đến : Đối tượng từ phía bên ngoài gửi văn bạn dạng tới mang đến tất cả họ để làm cho việcCông văn đi : bọn họ gửi văn phiên bản cho đối tượng người tiêu dùng người dùng bên ngoàiVăn phiên bản nội cỗ : áp dụng trong nội bộ, những đối tượng người dùng người dùng phía bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của những loại văn phiên bản này, cần xác định được quy trình, trình tự cai quản lý, bao hàm các thủ tục:


Bạn đang đọc: đứng đầu Phần Mềm cai quản Công Văn bởi Excel Miễn giá thành Trên, Phần Mềm làm chủ Công Văn


Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, giữ hộ thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách triển khai trên Excel

Bước 1: xây đắp quy trình, sơ đồ quản lý.

Bạn đang xem: Quản lý công văn đi đến bằng excel

Tiếp nhận, biên soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, nhờ cất hộ thư, chuyển giao … lưu trữ, dữ gìn với bảo vệ, sao lưuBạn vẫn xem : Phần mềm làm chủ công văn bằng excel miễn phíViệc lập sơ đồ để giúp đỡ tất cả bọn họ xác lập được trình từ bỏ thực thi, đồ vật tự tiến hành những bài toán làm cùng thời hạn triển khai. Căn cứ vào sơ đồ dùng tất cả họ sẽ biết được vấn đề làm đang xử lý và xử trí tới đâu, khi nào hoàn thành xong, tàng trữ văn phiên bản ở đâu .

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người sử dụng cần cai quản lý

Trong việc làm này vớ cả chúng ta thao tác với cực kỳ nhiều đối tượng người sử dụng người cần sử dụng :Bên kế bên doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng người dùng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức triển khai là đối tác ký kết kết hợp đồng…Bên vào doanh nghiệp, cơ quan: các phòng ban, những nhân viên…Bên ngoài doanh nghiệp, ban ngành : đối tượng người dùng phát hành công văn đến, đối tượng người tiêu dùng nhận công văn đi, cá thể, tổ chức triển khai triển khai là đối tác doanh nghiệp chiến lược ký phối kết hợp đồng … bên phía trong doanh nghiệp, cơ sở : những phòng ban, những nhân viên cấp dưới cấp dưới …Để thống trị tốt thì tất cả bọn họ cần theo dõi và quan sát những đối tượng người sử dụng người chi tiêu và sử dụng này theo list để bảo đảm an toàn :Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trên ExcelKhông bị trùng lặpKhông mắc lỗi không đúng sót trong tiến trình nhập tài liệu trên ExcelDanh sách hoàn toàn rất có thể tổ chức thực hiện trên 1 Sheet như sau :

*
*
Lập sổ thống trị công văn đếnVới mỗi trạng thái của Công văn đến, tất cả họ sẽ hoàn toàn có thể thiết lập cấu hình trong thiên tài Conditional formatting để tự động hóa tin tức công văn nào đang xử lý và xử lý, công văn làm sao chưa giải quyết và xử lý và giải pháp xử lý … nhằm tất cả bọn họ hoàn toàn có thể có kế hoạch cho những câu hỏi này .

Xem thêm: Báo Giá Lưới Thép Ô Vuông 1Cm Bán Lẻ ( Khổ Ngang 1M ), Báo Giá Lưới Thép Hàn Ô Vuông Hà Nội

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư giỏi số hợp đồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành bao gồm tự lao lý. Tuy nhiên để thống nhất được văn bản này thì tất cả chúng ta cần xây cất xây dựng phương pháp tính auto hóa, thống nhất trong hàng loạt Sổ làm chủ công văn, thích hợp đồng .

Công thức thường áp dụng là:



Các hàm khác tương quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.Các hàm khác tương quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để hoàn toàn rất có thể ra được mã theo nguyện vọng .Trên đấy là những nội dung chủ yếu những việc làm buộc phải thực hện khi tất cả bọn họ muốn quản lý văn bản, phù hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel .

Để hiểu rõ cách làm cụ thể từng bước xây dựng chương trình cai quản công văn, sách vở trên Excel như thế nào, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa huấn luyện và đào tạo Hành chủ yếu nhân sự Online từ bỏ A đến Z dưới đây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho bạn rất các kiến thức quan trọng khác trong các bước Hành bao gồm nhân sự. Chi tiết xem tại: