Trộn thư (Mail Merge trong excel) là 1 trong công vắt vô thuộc tiết kiệm thời gian khi cần gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn gấp rút tạo một lá thư, e-mail hay tựa thư vào Word bằng phương pháp hợp nhất thông tin bạn tất cả trong trang tính Excel. Học excel cải thiện Online sẽ cung cấp cho chính mình tổng quan tiền của tính năng này và gợi ý trộn thư theo từng bước.

Bạn đang xem: Cách trộn thư trong word và excel 2010


Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge vào excel) rất có thể trông khó khăn khăn, dẫu vậy trên thực tế quy trình này khá solo giản.

Dể khiến cho bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư tất cả 3 tài liệu:

Văn phiên bản Word cất mã ứng với từng phần nạm thể.Tệp mối cung cấp trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, mỗi hàng là 1 người nhận.Bản Word cuối cùng với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn thư:

Khi bạn trộn thư (mail merge vào excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tư liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, add và các chi tiết khác của tín đồ nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc chắn rằng rằng tệp Excel đang có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc tin tức khác, các bạn nên thay đổi hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước khi trộn thư.Những điều đặc biệt quan trọng cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel đề xuất khớp với những phần bạn muốn sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với những người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo nên hai cột họ với tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên fan nhận theo bang hoặc thành phố, xác minh rằng bạn đã có hai cột Bang và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao hàm ngày, giờ, quý giá tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc chấm dứt bằng 0, hãy định hình đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư từ Excel thanh lịch Word:

Khi xong và soát sổ lại trang tính Excel, chúng ta đã chuẩn bị sẵn sàng để trộn thư. Trong lấy ví dụ như này, bọn họ sẽ trộn thư với một danh sách người nhấn trong Wrd 2010, giống như cho Word 2013.

Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tư liệu Word hiện tại có, hoặc tạo một tài liệu mới.Chọn nhiều loại trộn thư chúng ta muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), e-mail (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.

*

Chú ý. giả dụ tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn Select All ở góc dưới mặt trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, với OK.

*

Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như biện pháp thông thường.

Chú ý. Phòng ngừa những thông tin hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư trong Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng tuyệt tiền tệ theo vô số cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, chúng ta cũng có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn biến đổi định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong những mã hình trong số bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau vẫn hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập dìm vùng. Tiếp nối nhấn Shift + F9 để xem kết quả.

Xem thêm: Xem Phim Tam Quốc Diễn Nghĩa, Xem Phim Tân Tam Quốc Diễn Nghĩa Tập 25 Vietsub

Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ cùng phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số đựng hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la và dấu phẩy phân làn phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar cất hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, lốt ngoặc có nghĩa là số âm với một dấu gạch nối cho giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay bởi kí hiệu $, bạn có thể thay bởi ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.

Định dạng ngày tháng cùng thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, tuy vậy nhớ rằng M đại diện thay mặt cho tháng còn m đại diện thay mặt cho phút.

Thay đổi định hình của ngày tháng cùng giờ hiện tại:

Nếu bạn thêm vùng DATE TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn phiên bản trộn thư, chúng ta có thể thay đổi định hình của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp bắt buộc vào vùng và chọn Edit Fields từ list tùy chọn.

*

Trong hộp thoại Field, bảo đảm rằng ô Field names được format Date. Chọn định dạng mong ước trong Date formats với nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên format khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái dưới cửa sổ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở tất cả khu vực cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của các chỗ trống
F9Cập nhật địa điểm trống được chọn. đặt con trỏ vào bất kể ô trống nào với nhấn F9 để cập nhật
F11Đến địa điểm trống nên điền sau
Shift + F11Đến địa điểm trống cần điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel với văn bản Word, mối cung cấp trộn thư đã không tự động cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư
Alt + Shift + MIn văn bạn dạng trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một chỗ trống
Ctrl + F11Khóa địa điểm trống phải điền. Kết quả sẽ ko được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel gắng đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa nơi trống đề xuất điền. Công dụng chỗ trống vẫn được update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ links chỗ trống phải điền. Nơi trống sẽ được xóa vĩnh viễn ngoài văn bạn dạng và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định hình bình thường.
Alt + Shift + DChèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện nay tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời hạn hiển thị theo thời hạn hiện tại
Alt + Shift + LChèn số sản phẩm công nghệ tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ dữ liệu Excel lịch sự Word – tuấn kiệt trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí thâm nhập ngay những khóa học tập word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi dulongky.com Online.

Ngoài ra để vận dụng Excel vào các bước một cách tác dụng thì các bạn còn đề nghị sử dụng xuất sắc các hàm, những công cầm cố khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường chạm chán như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, những điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS nhằm thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiệnCác hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tra cứu tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay được sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formattingThiết lập đk nhập tài liệu với Data ValidationCách để Name và sử dụng Name trong công thứcLập báo cáo với Pivot Table…

Rất nhiều kiến thức và kỹ năng phải ko nào? toàn thể những kỹ năng này chúng ta đều hoàn toàn có thể học được trong khóa học EX101 – Excel trường đoản cú cơ bản tới chuyên gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp đỡ bạn hệ thống kỹ năng và kiến thức một phương pháp đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không thể có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất kể lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kỹ năng và kiến thức khi cần. Bây giờ hệ thống đang sẵn có ưu đãi vô cùng lớn cho mình khi đăng ký tham gia khóa học. Cụ thể xem tại: dulongky.com.Online