Hướng dẫn chi tiết cách Trộn thư trong Word để làm giấy mời, bìa thư, nhãn, các sử dụng công cụ Mail Merge trong word kết hợp dữ liệu từ file ExcelMail Merge hay còn gọi là Trộn thư là 1 tính năng không thể thiếu trong word, các phiên bản word từ 2007 đều có 1 tab riêng cho tính năng này đủ thấy tầm quan trọng của nó. Thực tế trong công việc cũng khá nhiều trường hợp phải sử dụng tính năng trộn thư này để tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới…
Bạn đang xem: Hướng dẫn cách trộn thư trong word 2003
Nếu khi môn tin học văn phòng hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng thì tính năng này cũng luôn có và cũng thường xuất hiện trong các bài thi. Dù mail merge không quá khó nhưng nếu mới làm quen thì cũng sẽ có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn trường vào từ file data thường là file excel.1. Mail merge là gì?Mail merge dịch sang tiếng Việt có nghĩa đơn giản là trộn thư là 1 tính năng nâng cao trong word, giúp bạn tạo ra những mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn… với những danh sách dữ liệu có sẵn.2. Tại sao phải mail merge?Ví dụ khi 1 trường hợp muốn tạo ra các giấy mời họp phụ huynh cho học sinh. Nếu trước kia chưa có word và máy tính thì chúng ta sẽ thường in những mẫu thư sẵn, sau đó dùng bút để điền từng trường, tên học sinh, tên phụ huynh, lớp,… rất tốn thời gian và công sức. Hoặc kể cả nếu có word rồi mà bạn không dùng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trong giấy mời thì thời gian cũng không ít mà chưa chắc đã đầy đủ. Thay vì thế bạn chỉ cần tạo 1 mẫu thư mời, sau đó mail merge để word tự tạo ra giấy mời cho bạn từng người bạn chỉ cần in ra mà không cần chỉnh sửa thêm thông tin gì.3. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thưVí dụ dễ hiểu ở đây mình có 1 mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số điện thoại, năm sinhBạn đang xem: Cách trộn văn bản trong word 2003
Đang xem: Cách làm mail merge trong word 2003
Với dữ liệu có sẵn bên file excel gồm danh sách trường như sau. Cột giới tính thay vì để nam và nữ thì mình để luôn là ông và bà để chèn luôn vào phần thư mời
Chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành trộn thư để tạo ra các giấy mời từ danh sách đã cho bằng cách vào tab Mailings chọn Start Mail Merge –> Step-by-step Mail Merge WizardĐổi với word 2003 bạn vào: Tools –> Letters and Mailing –> Mail Merge…
Xem thêm: Từ Điển Trái Nghĩa Tiếng Anh Đồng Nghĩa, Khám Phá Từ Điển Từ Đồng Nghĩa Tiếng Anh
Chúng ta sẽ có 5 lựa chọnLetters: Thư, thư mờiEmail messenger: tin nhắn emailEnvelopes: Bìa thư, phong bìLabels: Nhãn, nhãn vởDirectory: Danh mục, thư mụcTùy vào nhu cầu bạn sẽ chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters thư mời –> Nhấn Next Starting Document
Tiếp tục chúng ta sẽ có 3 lựa chọnUse the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tạiStart from a template: Bắt đầu 1 bản mẫuStart from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lênChúng ta đã có sẵn mẫu thư mời và đang mở lên rồi nên sẽ chọn option 1 và nhấn Next
Xem thêm: Những Website Xem Đế Chế Mới Nhất Việt Nam, Chim Sẻ Đi Nắng
